En este tutorial vamos a ver cómo entender y gestionar los pedidos en Tienda virtual. Información, estados, acciones, notas y detalles.

Listado de pedidos en Tienda Virtual

Una de las páginas con las que más tendrás que lidiar en tu día a día si trabajas con Tienda virtual, es la que encontramos en el menú “Tienda virtual / Pedidos”. Es de hecho, la que sale por defecto al acudir a ese menú:

Como podéis ver, al lado de “Pedidos” puede ser que aparezca un número (en este caso un 1). Éste nos indica cuantos pedidos están pendientes de pago, o necesitan alguna acción. Lo veremos a continuación.

Una vez accedemos a ella, llegamos a una página en la que podemos ver un listado de todos los pedidos, así como información acerca de éstos, y posibles acciones a realizar.

Los datos que suelen aparecer por defecto en cada pedido son los siguientes:

• Estado: Icono que nos indica el estado de un pedido. Por defecto tenemos 7 opciones, pero podemos añadir más con el plugin de estados del pedido personalizados en Tienda virtual.
  • Pendiente de pago: No está pagado.
  • Procesando: Se ha procesado el pago correctamente y se está preparando el pedido para su envío.
  • En espera: Si han pagado con un método no automático (transferencia bancaria, contra reembolso, cheque, etc).
  • Completado: Pedido pagado y enviado. Todo listo.
  • Cancelado: Se ha cancelado por el cliente o por el administrador de la tienda.
  • Devuelto: Se ha devuelto el pedido y reembolsado el importe.
  • Falló: Ha fallado el método de pago automático (PayPal, tarjeta de crédito)
• Pedido: Nos indica el número de pedido, el cliente que lo ha hecho y su correo electrónico.
• Comprado: Nos dice cuántos artículos se han comprado, y si hacemos clic veremos un desglose de los mismos.
• Facturación: Nos indica los datos de facturación del cliente: Nombre, teléfono, dirección, etc.
• Enviar a: Dirección de envío, que no tiene porque coincidir con la de facturación.
• Mensaje del cliente: Nota opcional que el cliente puede haber dejado en el momento de hacer el pedido, en el checkout (página de pago).
• Notas del pedido: Notas internas nuestras (secretas) o para el cliente (que recibe por correo). Más adelante lo vemos a fondo.
• Fecha: Fecha en la que se realizó el pedido
• Total: Importe total del pedido y forma de pago usada
• Acciones: Iconos que nos indican acciones a realizar al pedido de forma rápida:
  • Ver (ojo): Para ver los detalles del pedido.
  • Procesando (puntos suspensivos): Para marcar el pedido como que está siendo procesado.
  • Completo (checkmark): Para marcar el pedido como completo.

Limpieza de columnas

Como podéis ver, se trata de 10 columnas con mucha información. En muchas ocasiones nos “sobran” muchas de ellas. Para quitar todo lo que no queramos ver, simplemente debemos ir al apartado superior derecho donde dice “Opciones de pantalla”.

Si hacemos clic ahí, se desplegara una sección con todos esos campos, y vamos a poder quitar los que queramos, para darle un aspecto más minimalista.

Fijémonos como ahora queda mucho más limpio, una vez quitando las opciones de “Comprado, facturación, enviar a, mensaje del cliente y notas del pedido”:

Además, ese mismo apartado tiene la opción de paginación, en el que podemos elegir el número de pedidos por página, y el modo de visualización (lista o extracto), que no sirve para nada, a ver si lo quitan.

Gestión de pedidos

Encima del listado de pedidos tenemos varias vistas, herramientas y filtros muy útiles. Aquí las podemos ver:

La primera fila nos permite filtrar por estados del pedido rápidamente. Solamente haciendo clic podremos ver sólo los pedidos pendientes de pago, procesando, en espera o completados. No tiene ningún secreto.

En la segunda fila, tenemos dos opciones:

• Acciones en lote: Nos permite aplicar la misma acción a todos los pedidos que tengamos seleccionados: Mover a la papelera, marcar como procesando, marcar como en espera, o marcar como completo.

   

  Podemos realizar acciones en lote para ir más rápido

• Filtro: Nos permite filtrar por fechas (meses) y clientes.

   

  Podemos filtrar por meses o clientes

Detalle del pedido en Tienda virtual

Ahora que ya tenemos una visión clara de lo que podemos ver en la página de pedidos de Tienda virtual, miremos a ver qué es lo que tenemos en la ficha de detalle de cada pedido.

Podemos acceder a ella haciendo clic en en número del pedido de la columna “Pedido”, o en el icono del ojo (Ver) de la columna “Acciones”. Y este es el aspecto que tiene el detalle de un pedido:

Resumen del pedido

Lo primero y más importante que podemos ver, es el resumen:

Ahí podemos ver los detalles generales, los de facturación y los de envío. Pero más importante aún, podemos modificarlos.

• Detalles generales:
  • La fecha y hora del pedido
  • El estado del pedido (a elegir entre las 7 opciones antes mencionadas)
  • El cliente (podemos cambiar el cliente entre todos los existentes)
• Dirección de facturación
• Dirección de envío

Reenviar emails del pedido

Justo al lado de este resumen, tenemos un cuadro de acciones que nos permitirá reenviar los correos al cliente, en caso que no los haya recibido, se hayan ido a SPAM, o si por lo que fuera, no se hubieran enviado correctamente.

La última opción “Generar permisos de descarga” sirve sólo para pedidos que tengan productos descargables. Más información sobre estos en esta clase del curso de Tienda virtual. En ocasiones el permiso de descarga caduca, y con esta opción le podemos regenerar ese acceso.

Notas del pedido

Luego tenemos una herramienta que se usa muy poco, pero que es extremadamente útil. Las notas del pedido:

Las notas pueden ser de dos tipos:

• Privadas (aparecen en gris). Estas son para los administradores de la tienda, y los clientes no las pueden ver. Se usan  para aclaraciones internas.
• Al cliente (aparecen en lila). Estas son notas que el cliente recibirá por mail. Se usan para comunicarnos con el cliente y tener constancia de todas ellas. Por ejemplo, si un pedido se va a retrasar un poco, podemos enviarle una nota (correo) a través de esta opción.

Si queremos dar un paso más allá en la comunicación con el cliente, siempre podemos usar plugins como el de CRM para Tienda virtual.

Productos del pedido

A continuación tenemos el listado de artículos que contiene el pedido en sí. Es lo equivalente al carrito que ha llenado el cliente.

Aparte de poder ver toda la información, si el producto no está completado, podremos editar lo que queramos usando e icono del lápiz. En cualquier momento podríamos:

• Aumentar o disminuir el número de unidades pedidas.
• Añadir o quitar productos
• Modificar el precio final
• Añadir una cuota (cualquier recargo o incremento)
• Realizar un reembolso (total o parcial)

Aquí vemos como queda una vez realizadas todas estas acciones:

Y aparte de estas modificaciones, también podemos realizar acciones en lote de las líneas de pedido que tengamos seleccionadas:

Como podéis ver, tenemos 3 opciones a realizar a las líneas seleccionadas:

• Eliminar la línea por completo del pedido (modifica el pedido).
• Aumentar una unidad de stock de est producto (no modifica el pedido).
• Reducir una unidad de stock de est producto (no modifica el pedido).

Productos descargables

En esta sección podemos dar acceso a los productos descargables que queramos, al cliente que haya hecho ese pedido.

De esta forma, quien haya realizado este producto, tendrá acceso a descargarse el producto descargable que hemos seleccionado, siempre que el pedido haya pasado a “completado”. Por ejemplo, un album de música, un vídeo con instrucciones de uso o un eBook.

Campos personalizados

Finalmente vemos la última caja, la de campos personalizados. Esta no es de uso exclusivo para Tienda virtual, sino que está en todos los Custom Post Types de WordPress, y sirve para añadir cualquier campo “extra” a ese pedido, que no tenga ya su sección propia.

Esta sección no suele usarse, a menos que seas implementador o programador. En caso contrario, lo normal es ocultarla, para evitar problemas. ¿Cómo la quitamos? Lo vemos a continuación.

Limpieza de secciones

Una vez más, si tanta información os agobia, podéis optar por ocultar todas la secciones que no utilicéis normalmente. Como siempre, lo tenéis en la sección de “Opciones de pantalla” arriba a la derecha:

De esta forma, no sólo podemos elegir qué secciones ver, sino además si queremos mostrarlas en dos columnas (como viene por defecto, con una columna pequeña a la derecha), o con una sola columna de ancho total.